Корпоративный секретарь организует подготовку и обеспечивает проведения общего собрания:
- принимает от акционеров предложения по вопросам повестки дня общего собрания и выдвижения кандидатур в выборные органы; ведет учет поступающих предложений и проводит их экспертизу; информирует председателя совета директоров о предложениях акционеров; в установленных случаях направляет акционерам решение совета директоров, принятое по поступившему предложению;
- принимает от акционеров и иных уполномоченных лиц требования о проведении внеочередного общего собрания акционеров; ведет учет поступающих предложений и проводит их правовую экспертизу; информирует председателя совета директоров о предложениях акционеров; направляет акционерам решение совета директоров, принятое по поступившему предложению;
- запрашивает у лиц, выдвигаемых на выборные должности, согласие баллотироваться;
- подготавливает проекты решений совета директоров, которые должны быть приняты в процессе подготовки к проведению общего собрания акционеров;
- организует и участвует в подготовке годового отчета и иных документов, предоставляемых акционерам в процессе подготовки к общему собранию акционеров;
- на основании решения совета директоров о проведении общего собрания запрашивает список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, у регистратора госкомпании;
- в установленных законом случаях предоставляет акционерам для ознакомления список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, а также подготавливает выписки из этого списка;
- подготавливает проект уведомления акционеров о предстоящем общем собрании, макеты бюллетеней для голосования, организует и контролирует рассылку соответствующих уведомлений, а в установленных случаях - и комплектов бюллетеней, получает и обеспечивает хранение документов, подтверждающих факт осуществления рассылки, обеспечивает исполнение иных требований законодательства и внутренних документов общества об уведомлении акционеров о предстоящем общем собрании акционеров;
- обеспечивает акционерам доступ к документам, обязательным для предоставления лицам, имеющим право на участие в общем собрании, а также изготавливает, заверяет и предоставляет копии этих документов по требованию акционера;
- обеспечивает учет поступивших заполненных бюллетеней для голосования и передает их счетной комиссии;
- консультирует председателя собрания по правовым вопросам, возникающим в ходе его проведения;
- выполняет функции секретаря собрания;
- отвечает на вопросы участников общего собрания, связанные с процедурой его проведения;
- осуществляет контроль за работой счетной комиссии, получает от счетной комиссии протокол, бюллетени для голосования, доверенности, организует хранение поименованных документов;
- подготавливает проекты отчета о результатах голосования, протокола общего собрания акционеров;
- в установленных случаях организует рассылку акционерам отчета о результатах голосования;
- на основании решения общего собрания акционеров запрашивает у регистратора госкомпании список лиц, имеющих право на получение доходов, иные списки акционеров, необходимые для реализации акционерами своих прав;
- при необходимости - подготавливает и заверяет выписки из протоколов общих собраний акционеров, а также копии таких документов;
- при возникновении конфликтов между компанией и акционером по поводу участия последнего в общем собрании акционеров - принимает участие в разборе и урегулировании такого конфликта, в случае если разрешение конфликта передается на усмотрение суда - участвует в подготовке документов, необходимых для судебного рассмотрения.